Müdürlüğümüze bağlı Eğitim ve Araştırma Hastaneleri, Devlet Hastaneleri, İlçe Sağlık Müdürlükleri, Toplum Sağlığı Merkezleri, Ağız ve Diş Sağlığı Merkezleri/Hastaneleri, Muhasebe Birimleri, İlçe Entegre Devlet Hastaneleri ve diğerlerine ait belgelerin hazırlanmasında, havale işlemlerinin yapılmasına engel teşkil edecek, bazı eksiklikler tespit edilmiş olup, bu eksiklikler hizmet akışını olumsuz etkilemektedir.
Hizmet akışının daha hızlı, verimli, güvenli ve aksamadan sürdürülebilmesi amacıyla Resmi Yazışma Usul ve Esasları Yönetmeliğine ve EBYS Yönergesine uygun olarak hazırlanan belgelerde aşağıda açıklanan talimat ve hususların da dikkate alınarak işlem yapılması gerekmektedir.
1) Müdürlüğümüz Evrak Birimi tarafından kurallar dahilinde oluşturulan yazıda belirtilen başlığa göre havale yapılmakta olup, Müdürlüğümüze hitaplı yazılarınıza ilişkin muhatabın kesin ve doğru olarak belirlenmesinde Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 11/10/2019 tarih ve 103506847 barkod numaralı yazısı ile bildirilen ”Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönergede Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönerge”ye göre Müdürlüğümüz Başkanlık ve alt Birimlerinin veya Makam Birimlerinin ve/veya Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Mali Analiz Daire Başkanlığının 18.03.2019 tarih 89627707 barkod numaralı yazısı ile bildirilen “Sağlık Bakanlığı Döner Sermaye Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Yönerge”ye göre ilgili döner sermaye muhasebe biriminin mutlaka başlıkta belirtilmesi, Makama bağlı birimler hariç olmak üzere ilgili Başkanlık belirtilmeden sadece Başkanlık alt birimlerine hitaplı yazı gönderilmemesi, ayrıca kesin olarak muhatabı olmayan Müdürlüğümüz Başkanlık ve alt Birimleri ile Makam Birimlerinin hiçbir şekilde yazıdaki dağıtım yerlerine eklenmemesi,
2) EBYS’de oluşturulan belgeye tutulan ilgide tarih, sayı ve barkodun tam olarak yazılması ve EBYS’de kaydı mevcut ise mutlaka belge taslağının ilgi bölümüne eklenmesi, belge altındaki bilgilerin (kurum, adres, telefon, kişi v.b.) doğruluğunun kontrol edilmesi ve eksik ya da yanlış bilgiler ile yazışma yapılmaması,
3) Yazıların akibetinin kolay takip edilebilmesi amacıyla EBYS’de gelen bir belgeye cevap verilecekse öncelikli olarak “Cevapla” seçeneği kullanılarak belge oluşturulması, belgeye cevap oluştururken “Cevapla” veya “Yeni Taslak” seçeneği tercih edildiğinde ilgili birim DETSİS kodları belge taslağına otomatik yansımakta olup “dosyadan taslak ekleme” yöntemi ile belge oluşturacak kullanıcıların doğru DETSİS (ilgili birim kodlarına "https://www.kaysis.gov.tr/" internet adresinden ulaşılabilir) kodunun belgede yer almasına dikkat etmesi, doğru kod kullanılmadan yazışma yapılmaması,
Yukarıda belirtilen hususlarla ilgili EBYS’de paraf ve imzacılar tarafından gerekli hassasiyetin gösterilmesi, tüm EBYS kullanıcılarına tebliğ edilmesi ve müteakip yazışmalara mahal verilmemesi hususunda;
Gereğini rica ederim.
Prof. Dr. Mehmet GÜLÜM
İl Sağlık Müdürü